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NOVOTS KMS .: 办公软件 .: Word 2012 技巧汇总

Word 2012 技巧汇总

 Word是最常用的办公电脑软件,在使用Word的时候,我们经常会遇到一些困难,有没有一些小技巧可以帮助我们快速应用Word软件呢?今天就给大家分享介绍最实用的19条Word使用技巧合集。
  
  1、能不能让Word对图表公式自动编号,在编号改变时自动更新文档中的相应引用?答案是肯定的!下面以图的编号为例说明具体的作法。
  自动编号可以通过Word的"题注"功能来实现。按论文格式要求,第一章的图编号格式为"图1-×"。将图插入文档中后,选中新插入的图,在"插入"菜单选"题注",新建一个标签"图1
  -",编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击"编号"修改),位置为所选项目下方,单击"确定"后Word就插入了一个文本框在图的下方,并插入标签文字和序号,此时可以在序号后
  键入说明,比如"形态学膨胀运算示例",还可以移动文本框的位置,改动文字的对齐方式等。
  再次插入图时题注的添加方法相同,不同的是不用新建标签了,直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。
  在文档中引用这些编号时,比如"如图1-1所示",分两步做。插入题注之后,选中题注中的文字"图1-1",在"插入"菜单选"书签",键入书签名,点"添加"。这样就把题注文字"图1
  -1"做成了一个书签。在需要引用它的地方,将光标放在插入的地方(上例中是"如"字的后面),在"插入"菜单选"交叉引用",弹出对话框中引用类型选"书签","引用内容"为"书签文
  字",选择刚才键入的书签名后点"插入",Word就将文字"图1-1"插入到光标所在的地方。
  在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。@至此我们就实现了图的编号的自动维护,当在第一张图前再插入一张图后,Word会自动把
  第一张图的题注"图1-1"改为"图1-2",文档中的"图1-1"也会自动变为"图1-2"。
  表格编号的作法与图相同,唯一不同的是表格的题注在表格上方,且要求左对齐。
  公式的编号略有不同,插入公式后,将公式单独放在一个段落,版式为"嵌入式"(Word默认),光标放在公式之后,不要(注意是"不要")选中公式,在"插入"菜单选"题注",由于
  没有选中项目,所以"位置"一项为灰色,新建标签"公式1-",点击"插入",Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同,此处
  不在赘述。公式的编号要求在右边行末,具体的方法在"制表位的使用"一节详细说明。
  这里顺便说一下,交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容,Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能,各个域的具体
  使用方法请参考Word的帮助。注:(1)题注中新建标签时,Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格,看起来不那么舒服,可以在插入题注后将空格删除,然后再将文字做成书签。
  (2)书签名最好用图(表、公式)的说明文字,尽量做到见名知"图"。(3)图(表、公式)的编号改变时,文档中的引用有时不会自动更新,可以鼠标右击引用文字,在弹出的菜单中选"更新域"。关闭文档再打开Word会更新所有的域。
  
  2、制表位的使用
  制表位是指水平标尺上的位置,它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置,使用户能够向左、向右或居中对齐文本行;或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。用户可以在制表
  符前自动插入特定字符,如句号或划线等。默认情况下,按一次Tab键,Word将在文档中插入一个制表符,其间隔为0.74厘米。
  制表位的类型包括:左对齐,居中对齐,右对齐,小数点对齐和竖线对齐等,这些制表位的使用方法大致相同,这里仅根据论文中公式排版的要求和目录的制作为例说明制表位的使用
  方法和效果,更详细的说明请参阅Word的帮助文档。
  论文里的公式要求单独放在一个段落,公式居中;按章节进行编号,编号用小括号括起来放在右边行末。首先输入公式和编号,公式的版式选择"嵌入式",编号用小括号括起来。然后
  把光标放在公式所在的段落里,点击页面左上角的制表位图标,切换到居中制表位,用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下,这样就放置了一个居中制表位在点击的地方,如果位
  置不合适还可以用鼠标拖动进行调节。再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位,用放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末。
  设置好制表位后,把光标放在公式的前面,按一下Tab键,这样就在公式的前面插入了一个制表符,此时公式以居中制表位为中心居中对齐,再把光标移到公式和左括号之间,再按
  Tab键插入一个制表符,编号就跑到行末了。
  用制表位的方法来处理公式的排版,很简单也很方便,不用去敲很多空格去把公式挪到中间,编号推到行末。还有一个好处,若公式或编号的长度发生变化时,Word会自动调节以使公
  式始终在页面的中间,编号始终在行末,不会因为公式或编号变长而换行。更简单的作法是把公式段落的设置保存为样式,所有的公式段落应用此样式,即简单又方便,而且可以保持
  所有的公式段落制表位的一致。手工设置制表位,你能保证每次居中制表位的位置都一样吗?!
  涉及到制表位还有一个概念:前导符。前导符是填充制表符所产生的空位的符号,一般有实线、虚线、点划线等,在目录中经常见到(就是标题和页码之间的圆点)。制作目录时,敲
  入标题和页码后,在行末设置一个右对齐制表位。点击"格式︱制表位",制表位对话框显示了光标所在段落的制表位信息。选择右对齐制表位,前导符选择圆点(Word默认无前导符),
  确定后在标题和页码之间插入一个制表符,可以看到页码跑到行末了,而且页码和标题之间用圆点进行了填充。当页码或标题长度变化时,Word会自动增加或删除圆点。这里用目录
  做例子只是想说明前导符的使用方法,其实制作目录还有更好的方法,下文详述。
  注:(1)按一次Tab键插入的是一个制表符,因此不要在文档中用制表符代替空格来产生空白
  间隔。不然若把这段文字粘贴到其他存在不同制表位的段落,或文档的制表符默认设置变化时,版面就会混乱。
  (2)有时候按Tab键后Word会产生一个灰色箭头,这实际上是Word的制表符格式标记,格式标记还有段落标记(拐弯的箭头)、空格(灰色圆点)等。这些格式标记在打印文档时
  是不会打印出来的,格式标记是否显示以及显示哪些可以在"工具 | 选项"的"视图"选项卡里进行.三.目录的制作目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍Word的一个概念:大纲级别。Word使用层次结构来组织文档,大纲级别就是段落所处层次的级别编号,Word提供9级大纲级别,对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的,在Normal模板中已经提供了内置的标题样式,命名为"标题1"、"标题2",...,"标题9",分别对应大纲级别的1-9。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式,但有点麻烦。下文中的目录制作方法直接使用Word的内置标题样式,关于自定义样式的方法请参阅Word的帮助文档。
  
  3、页眉页脚的制作
  首先介绍一个概念:节。这里的"节"不同于论文里的章节,但概念上是相似的。节是一段连续的文档块,同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直
  对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。如果没有插入分节符,Word默认一个文档只有一个节,所有页面都属于这个节。若想对页面设置不同的页眉页脚,必须
  将文档分为多个节。
  论文里同一章的页面采用章标题作为页眉,不同章的页面页眉不同,这可以通过每一章作为一个节,每节独立设置页眉页脚的方法来实现。
  首先介绍页眉的制作方法。在各个章节的文字都排好后,设置第一章的页眉(若连页眉都不知怎么加,请参考Word帮助)。然后跳到第一章的末尾,菜单栏上选"插入︱分隔符",分
  节符类型选"下一页",不要选"连续"(除非你想第二章的标题放在第一章的文字后面而不是另起一页),若是奇偶页排版根据情况选"奇数页"或"偶数页"。这样就在光标所在的地方插
  入了一个分节符,分节符下面的文字属于另外一节了。光标移到第二章,这时可以看到第二章的页眉和第一章是相同的,鼠标双击页眉Word会弹出页眉页脚工具栏,工具栏上有一个
  "同前"按钮(图像按钮,不是文字),这个按钮按下表示本节的页眉与前一节相同,我们需要的是各章的页眉互相独立,因此把这个按钮调整为"弹起"状态,然后修改页眉为第二章的
  标题,完成后关闭工具栏。如法炮制制作其余各章的页眉。
  页脚的制作方法相对比较简单。论文页面的页脚只有页码,要求从正文开始进行编号,但是,在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录,这些页面是不需要编页码的,页码从正
  文第一章开始编号。首先,确认正文的第一章和目录不属于同一节。然后,光标移到第一章,点击"视图︱页眉和页脚"弹出页眉页脚工具栏,切换到页脚,确保"同前"按钮处于弹起状态,
  插入页码,这样正文前的页面都没有页码,页码从第一章开始编号。
  注:(1)页眉段落默认使用内置样式"页眉",页脚使用"页脚"样式,页码使用内置字符样式"页码"。如页眉页脚的字体字号不符合要求,修改这些样式并自动更新即可,不用手动修改各
  章的页眉页脚。
  (2)论文里页眉使用章标题,可以采用章标题做成书签,然后在页眉交叉引用的方法来维护两者的一致。六.其他技巧分页符(Ctrl+Enter)
  
  4、问:WORD里边怎样设置每页不同的页眉?如何使不同的章节显示的页眉不同?
  答:分节,每节可以设置不同的页眉。文件--页面设置--版式--页眉和页脚--首页不同
  
  5、问:请问word中怎样让每一章用不同的页眉?
  怎么我现在只能用一个页眉,一改就全部改了?答:在插入分隔符里,选插入分节符,可以选连续的那个,然后下一页改页眉前,按一下"同前"钮,再做的改动就不影响前面的了。简言之,分节符使得它们独立了。这个工具栏上的"同前"按钮就显示在工具栏上,不过是图标的形式,把光标移到上面就显示出"同前"两个字来了
  
  6、问:如何合并两个WORD文档,不同的页眉需要先写两个文件,然后合并,如何做?
  答:页眉设置中,选择奇偶页不同/与前不同等选项
  
  7、问:如何向WORD中的图片添加文本?
  想在图片上输入一些说明文字答:插入文本框,将版式设成"悬浮"在WORD的绘图工具里面有个自选图形,找到你要的括号,直接在页面上画就可以了。可以移动,大小也可以改。然后把他挪到文字边上,即可。一个小窍门就是用CTRL+箭头可以进行微调。如果你觉得经常需要对这些文字编辑,怕图形错位的话,可以将需要的文字打在一个文本框里,记得将文本框设置成透明无色的(这样就看不见文本框了),然后将文本框和你的括号(或其他符号)组合成一个图形,就万无一失了。
  
  8、问:怎么下载电脑主题桌面壁纸?
  答:有几种办法:一是可以去主题之家www.51ztzj.com直接下载Win7主题或者XP主题。再就是可以下载桌秀主题,下载安装桌秀美化软件,就可以用桌秀美化软件快速方便的下载应用电脑主题。
  
  9、问:文章用WORD打开时,原有的公式全是红叉,以及WORD中图变成red cross(红叉)怎么办?
  答:基本上没有办法挽救回来了,只能重新插一遍图。据微软的技术支持所说,红叉是由于资源不够引起的。也就是说,如果你所编辑的文档过大,可能因为资源问题导致图片无法调入,从而显示红叉。可是实际情况是,有时候所编辑的文档并不大,可是还是出现红叉。这就可能是因为你设置了快速保存,在选项菜单中可以找到。这是由WORD的文档结构所决定的。当你设置为快速保存时,每次保存的时候只是把你改动过的部分添加到文档尾部,并不重写文档本身,以达到快速的目的。所以,你会看到一个本来并不长的文档的实际大小可能有好几兆。当取消了快速保存后,文档长度将大大减小。还有一个减小红叉出现可能性的办法是把图片的属性中的"浮动"去掉。这样可能在编辑的时候有一定的困难,但是对于避免红叉的出现确实很灵。再说一句,一旦红叉出现了,应该是没有办法恢复的,只有再重新贴图。
  
  10、更快速的"全部保存"有文章介绍过,在Word 2000中想保存多篇打开的文档,可以按住Shift键,选择"文件"菜单中的"全部保存"即可;其实有更快速的方法:可以按住Shift键,然后鼠标单击常用工具栏
  上的"保存"按钮,这时"保存"按钮的图标就变成"全部保存"的图标,松开鼠标,即保存完毕。这是我盼望已久的一个技巧。实际上这种方法在Excel中更多,例如在按下Shift时单击打
  开按钮则可以实现保存的功能,反之亦然。读者可以这样来试验,先按下Shift,再单击一个按钮不要松开鼠标按钮,观察按钮的图形是否改变为其它,然后移开鼠标即可。
  
  11、找回丢失的Word文件单击"打开"按钮,选"文件类型"框中的"所有文件"选项。在文件夹列表中,双击含有打开备份文件的文件夹。单击"视图"按钮。在"名称"栏中,文件名显示为"XX备份",在"类型"框中,文件的类型显示为"microsoft word备份文件档"。找到该文件并双击。则打开该文件。(要找会丢失文件的前提是,必须在word中设置成"保留备份",并且文件已经保留了备份。)
  
  12、使用Word汉英互译中文版Word中支持英汉、汉英互译,方法是将光标定位在要翻译的词,或者选中目标词汇,
  然后按下Alt+Shift+F7即可出现一个对话框,其中有翻译后的词汇。
  
  13、活用WORD的特殊字符替换功能点"编辑"下"替换",选择"高级"。在"查找内容"和"替换为"中使用"特殊字符"可以实现许多你意想不到的功能。比如,网上常有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行。用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。使用替换功能,在查找内容中输入两次"段落标记",在替换为中输入一个"段落标记"进行替换。数千个没用的空行瞬间清理就完毕了。使用该高级替换功能还可实现许多特殊的编辑功能。大家自己去尝试吧!
  
  14、快捷键之快捷键
  同时按下Ctrl+Alt+"+"(数字键盘上的加号键),这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状。 将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上,左键单击您想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮
  便会自动弹出"自定义键盘"对话框,将光标放到"请按新快捷键"输入框中,按想要新建的快捷键。按下新的快捷键以后,输入框中会显示您的快捷键组合。在"当前快捷方式"文本框里
  选中要删除的快捷方式,单击"删除"可以去除不需要的快捷键。
  
  15、通过双击格式刷可以重复复制格式多数word使用者知道:选中一部分文字时,按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式,用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。但每次刷完后,格式刷就变成不可用。如果希望重复复制格式,就要不停地重复上述过程。有一个技巧可避免上述的繁琐步骤:通过双击格式刷,可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷,按下ESC键或再次单击格式刷即可。
  
  16、使用双击修改项目符号和编号Melissa Van Doren, 华盛顿, D.C. 您是否已经厌倦了寻找菜单命令来修改您的Word文档中的编号方案了呢?如果是,那就跳
  过菜单,转而使用快捷方式吧: 要想打开"项目符号与编号"对话框并调整编号方案,请双击编号列表中的一个编号。
  
  17、为WORD文本加注解
   如果你想为WORD的某个文本(如一个新名词、一个英文缩写等)加以注释,而又不想让注释出现的文档中,下面三种方法中的任意一种可以帮你实现:
   ①先选中需要注释的文本,用"插入→批注"命令,打开"批注"窗口,在其中输入注释文字后关闭该窗口,则该文本被加上黄色底纹(不会打印出来),当鼠标移至该文本时,注释文字
  则显示在该文本的上方;
   ②将光标移至需要加注释的文本后面,用"插入→脚注或尾注"命令,打开"脚注或尾注"对话框,适当设置后确定,则光标移至该页文本的左下方,输入注释文本,则在上述文本后面出
  现一个数字序号,光标移至该序号处,注释文本即显示出来(不过该注释文本会显示在文档下方,并能打印出来);
   ③如果注释文本比较长,我们可以先将注释文本(图片也可以)存放在一个独立的文件中(非WORD格式也行),然后建立一个链接:选中要加注释的文本,用"插入→超级链接"
  命令,打开"插入超级链接"对话框,在"要显示的文字"右边的方框中输入需要加注释的文本,在"请键入文件名称或Web页名称"下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径
  及名称(也可以用"浏览"按钮查找到),按"确定"按钮,则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式(并不影响文档的打印),点击该文本(在WORD
   XP中需要按住Ctrl键),则可直接打开注释文本所在的文件。
  
  18、快速输入特定的短语
   我们在用WORD2000/XP进行文档编辑时,像专业术语、单位名称等这些特定的短语,在一篇文章中可能要反复输入,如果每次都是一个字(词)一个字(词)地去输入,不仅麻烦、
  速度慢,而且容易出错,同时也很难每次输入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的"剪贴板"功能,实现了特定短语的一次性输入,达到快速、准确、一致之目的。
   ①启动WORD2000,打开"剪贴板"工具栏。
   ②选将特定的短语(如"《中华人民共和国建筑法》"、"《建设工程质量管理条例》"、"建设工程质量监督工作"等)输入到文档中,然后一个一个的选中,用"复制"命令将他们逐条
  加到"剪贴板"中。
   ③在需要某一短语的位置,单击"剪贴板"工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。
   ④如果短语太多,记不清某条短语在"剪贴板"上的具体位置也没关系,当你将鼠标指向某条短语时,在左下方即可显示出该短语,点击你需要的短语即可(在WORD XP中,"剪贴板"上直接会显示出短语的内容)。
  
  19、特殊符号的输入
   在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号,我们以"※"为例,看看如何输入特殊符号:
   ①软键盘法。右击中文输入法的"软键盘"(一般输入法均带有"软键盘"),选"特殊符号"选项,直接点击符号"※"所在的字母键即可;
   ②自动更正法。用"工具→自动更正"命令,打开"自动更正"对话框,在"替换"框中输入"mh",在"替换为"框中输入"※",先后按"添加"和"确定"按钮。以后你在文档中输入"mh"及后面的
  文字时,系统会自动将其更正为"※",如果你确实需要输入字母"mh"(不会这么巧吧!),你可以先输入"mha"及后面的文字,再将"a"删除即可;
   ③自造词法。右击中文输入法(以"五笔字型"为例)状态条,选"手工造词"选项,打开"手工造词"对话框,在"词语"框中输入"※",在"外码"框中输入"mh",先后按"添加"和"关闭"
  按钮,以可你在该输入法中输入"mh"时即可输入"※";
   ④用"插入→符号"命令,打开"符号"对话框,在"广义标点"子集中会找到"※",双击它即可输入。

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