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NOVOTS KMS .: 服务管理 .: 项目管理领域的6种常见失误及解决办法

项目管理领域的6种常见失误及解决办法

项目如此繁多、管理误区如此扰人,许多明智的IT主管都小心翼翼防止自己的团队中招。事实上即使是在项目管理软件的帮助下,IT项目仍然常常拖延部署周期(而且拖起来没完),财政预算也似乎永远无法满足实际需求。

是什么让前途光明的项目沦为遭人唾弃的大麻烦?经过几十位IT主管及项目管理人员的采访后总结出了项目管理领域的6种常见失误及解决办法——希望能够借此帮助大家在未来的管理工作中回避耗时费力、成本高昂的弯路,早日奏响项目部署的凯歌。

项目管理失误第一位:未能为项目指派适合的负责人

一般在资源分配过程中,我们往往会将注意力集中在资源收集工作身上,却忽略了项目负责人的重要意义,技术解决方案供应商Force 3公司咨询服务及项目管理部门副总裁Sudhir Verma解释道。事实上,大多数企业决策者会直接敲定一位目前不忙的项目经理,却很少考虑他或她的技能储备到底适不适合新项目。然而,缺乏相关技能或是经验不足的项目经理很可能直接带领项目走向毁灭。

解决方案:务必选择技能储备能够满足项目需求的项目经理,否则不如放弃项目算了。

项目管理失误第二位:不能为项目执行团队提供强大的推动力

又是一大常见弊病,项目执行团队缺乏相关部门及企业决策层的支持,从而导致项目举步维艰、难以为继。产生这种状况的原因主要有以下几点:1)管理者未能明确定义执行团队中各参与者的角色;2)管理者未能准确描述项目成功之后各参与者个人所获得的收益;3)管理者未能充分阐述将如何评估每位参与者在项目执行过程中所做出的贡献;4)管理者未能营造出适当的项目执行紧迫感,误以为像企业日常运作一般带领团队即可达成理想的效果。Communispond公司CEO Bill Rosenthal提出了上述观点,他的公司专门为员工提供相关培训,旨在提高其业务沟通能力。

解决方案:项目管理者应当首先将团队召集到一起(务必确保外场人员也能通过技术手段参与会议),并以演示的方式带大家了解项目内容及其深远意义。

项目管理失误第三位:未能赢得企业高管的积极认同

解决方案:很多企业高层管理者希望能够全程了解项目的执行进度,并乐于亲手推动项目取得成功,哥斯达黎加及巴拿马豪华度假公司联合创始人兼首席营销官Casey Halloran指出。当项目繁杂无绪、目的不明时,高管往往会首先流露出厌烦情绪,而这很可能成为失败的征兆。

项目管理失误第四位:同时执行多个项目

大多数管理者误以为自己有能力同时应对多个项目的挑战,但事实上这根本就是痴人说梦,硅谷技术企业Realization公司CEO Sanjeev Gupta表示,该公司专门帮助客户提高项目执行效率。同时面对多项任务会严重拉低我们的工作效率,还很可能使团队中弥漫着悲观消极的工作态度——这不仅会危害成果质量,最糟糕的情况下还会由于各部门之间的进度不统一而造成快等慢、多个项目争夺同一种资源等弊病。

解决方案:要想避免这类生产效率损失,最好的切入点在于直接将当前工作量砍掉四分之一甚至二分之一,他建议道。砍掉之后团队成员不必再为了完成进度而疲于奔命,管理者及专家也能够拿出更多精力认真解决工作中的疑难杂症。而且与大多数人的直观感受不同,虽然工作量被砍掉了四分之一甚至二分之一,但实际任务完成率却往往会提高一倍。

项目管理失误第五位:缺乏定期沟通与会议讨论机制

在成功的项目管理体系中,沟通是最重要的一环,”Parkin网络开发公司总裁Tim Parkin指出,这是一家专为企业客户提供咨询服务的供应商,旨在提升规模增长速度与盈利状况。没有定期且明确的沟通渠道,项目很容易因为各部门的理解偏差而走入歧途。

解决方案:每周选定一天,并在固定时段召开工作成员会议(当面讨论或者视频会议均可),注意要让所有参与者都加入到沟通中来(而不仅仅是少数几个项目管理者)——最后也是最重要的:坚持这一良好习惯。在项目的整个执行过程中始终保持定期召开碰头会议,能够有效帮助团队成员了解工作进度、彼此交换意见同时让项目流程更具活力。

项目管理失误第六位:未能明确规划发展目标或者频繁对目标做出变更

任何缺乏明确发展目标的项目都将不可避免地遭受失败,”Halloran指出。来自网络项目管理工具开发商Easy Projects公司的市场营销主管Oz Nazilli也持相同的观点。目标变更是项目执行过程中最危险、也最需要严格控制的行为。只要稍有松懈,它就会带来资金成本与执行周期的双重累赘。而且项目管理无小事,即使是像改变logo颜色或是在网站中添加页面等看似无关紧要的细节也很可能带来意外的延误,他提醒道。

解决方案:从项目一开始就定义发展的终极目标,同时定期监督项目进展以确保我们的团队始终在正确的轨道上运作。另外,为了避免当前工作与初始目标产生偏离或者延迟,跟踪每一条可能引发目标变更的请求,并认真评估这些因素给日程表带来的影响——同时务必确保每一项变更都得到客户及利益相关者的理解及确认,”Nazilli建议道。

 


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