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NOVOTS KMS .: 办公软件 .: Outlook-2010使用技巧

Outlook-2010使用技巧

技巧一:设置邮件自动答复

功能描述

Outlook 2010 的邮件自动答复功能可以在您出差或无法发送邮件的情况下,自动答复邮件,并向组织内准备给您发邮件的人自动提示外出信息。

操作方法

1.        单击【文件】-【自动答复】。

2.        在“自动答复”对话框中,选中“发送自动答复”。“在我的组织内”和“在我的组织外”分别填写上答复内容,然后单击【确定】。

3.        组织内的用户要发邮件给您时,在发送邮件前,即可得到您正在外出的提醒(如图所示)。组织内或组织外的用户在发送邮件给您后,将收到自动回复的邮件。

 

技巧二:垃圾邮件筛选器

功能描述

Outlook 2010 提供了一个垃圾邮件筛选器,通过该筛选器,绝大部分垃圾邮件将不会进入“收件箱”,而是会传送到“垃圾邮件”文件夹,显著减少垃圾电子邮件的数量。

操作方法

例如:阻止来自某个域名发来的邮件,如“@abc.net”。

1.        单击【开始】-【垃圾邮件】-【垃圾邮件选项】。

2.        在打开的“垃圾邮件选项”对话框中,选择【阻止发件人】,单击【添加】。

3.        在“添加地址或域”对话框中输入“@abc.net”。并单击【确定】关闭所有对话框。以后,来自 abc.net 的邮件都将被归放在“垃圾邮件”文件夹下。

 

技巧三:共享日历

功能描述

将自己工作安排的日历共享给其他同事,便于同事合理安排共同协作的时间。

操作方法

1.        单击【日历】-【共享日历】。

2.        选择收件人地址,并选择其日历信息的详细程度,单击【发送】,即可将共享日历信息以邮件形式发给相关人员,邀请他们访问您的共享日历。

3.        收到邀请邮件的人,在邮件中单击【打开此日历】,即可与您的日历并排查看。

 

技巧四:对话试图

功能描述

追踪邮件线索,节省邮件查找时间

操作方法

1.       利用对话视图查看邮件,可单击邮件标题左侧的三角箭头(如图所示)。

2.       可看到同一主题的邮件以对话形式联系在一起。

3.       若要取消默认的对话视图显示方式,可单击【视图】,取消【显示为对话】前的选中状态。

 

技巧五:快速步骤

功能描述

一个步骤多个操作,提高常规事务的处理效率

操作方法

1.       在“开始”选项卡下,按下图所示进行操作。

2.       单击【新建快速步骤】-【自定义】,此时打开“编辑快速步骤对话框”。

3.       将名称改为“快速转发”,如下图所示进行操作。

4.       添加常用联系人的邮件地址,然后单击打开“显示选项”,添加文字等信息。单击“完成”,快速步骤设置结束。

5.       选中目标邮件,在“快速步骤”中单击“快速转发”,常用联系组的成员即可收到该邮件。

 

技巧六:预定会议室

功能描述

清晰、快捷查找出空闲会议室资源

操作方法

1.       Outlook日历中,单击【新建会议】,显示“会议”对话框。单击【会议室】按钮,即可选择或搜索可用的会议室。

2.       选择会议室后,可在右侧的“会议室查找工具”任务窗格中,查看到所选会议室的可用状态(建议时间)。

3.       发送会议邀请之后,该会议室即被预定。其他人若要预定同时间段的同一会议室,将看到会议室已被预定的提示。

 

技巧七:压缩邮件中的图片

功能描述

可利用图片工具对图片进行压缩,控制邮件大小

操作方法

1.       选中邮件中的图片,单击“图片工具”下的【格式】-【压缩图片】。

2.       在“压缩图片”对话框中,选中“电子邮件”,并单击【确定】,完成压缩。

 

技巧八:翻译屏幕提示和朗读

功能描述

对邮件进行实时语言翻译

操作方法

1.       双击打开邮件,在“邮件”选项卡下,单击【翻译】-【翻译屏幕提示】,开启翻译屏幕提示功能。

2.       将鼠标指向一个单词,此时会出现一个浮动窗口显示翻译。单击小窗口上的 按钮,即可播放单词发音。

 

技巧九:在阅读窗格预览附件

功能描述

不打开邮件附件的情况下预览这些附件

操作方法

1.       在邮件列表中,选择包含附件的邮件。单击该附件即可进行预览。

2.       如果附件是演示文稿文件,您甚至可以在预览时单击幻灯片,切换到不同的幻灯片。

 

技巧十:邮件以附件形式转发

功能描述

当多封邮件需要转发时,可以将多个邮件作为附件添加到邮件进行转发

操作方法

1.       选中收件箱里的多个邮件,如下图所示进行操作。

2.       这些邮件将以附件形式附加在当前邮件中。

 

技巧十一:社交网络

功能描述

获取联系人的信息更新和往来记录

操作方法

1.       通过网络社区,可以查看联系人相关信息。如下图所示进行操作。

2.       单击“ ”即可查看与其来往邮件中的所有附件。单击“ ”即可查看与其参加的共同会议。

 

技巧十二:即时搜索

功能描述

快速查找项目

操作方法

1.       单击“收件箱”,在“即时搜索”框中,键入“新产品”,筛选出所有包含关键字“新产品”的邮件,邮件主题或正文中的关键字以黄色突出显示。

 

 

2.       单击【有附件】,在上一个搜索基结果中,继续筛选出包含附件的邮件。

技巧十三:签名的设计和应用

功能描述

自动在邮件末尾添加签名

操作方法

1.       单击【文件】--【选项】

2.       在“Outlook 选项”对话框中单击“签名”。

3.       单击“新建”,将其命名为“工作签名”,编辑完成后,单击“保存”。

4.       按下图所示操作,设置在新建邮件和回复邮件时插入签名。

5.       当新建邮件和回复邮件时,签名将会自动生成。

 

技巧十四:附件批量下载

功能描述

批量下载附件,提高工作效率

操作方法

1.       在邮件中,右键单击任意一个附件,选择“保存所有附件”。

2.       选择保存的位置,单击“确定”。

 

技巧十五:邮件中的简繁转换

功能描述

轻松查看繁体邮件或者附件

操作方法

例如:将此附件预览中的繁体内容转换成简体中文查看。

1.       单击“附件工具”的“附件”选项卡。

2.       单击“繁转简”,即可以简体中文对文档进行查看。

 

技巧十六:在邮件中预览日历

功能描述

邮件中即时预览到日历中的时间安排,无需切换到日历

操作方法

仅需选中收到的会议邀请邮件,即可同时预览到日历的信息,如图所示。

 

技巧十七:邮件分类管理

功能描述

用搜索文件夹进行邮件分类管理

操作方法

1.       单击【文件夹】-【新建搜索文件夹】。

2.       选择相应的搜索条件模板,如“来自特定人员发来的邮件”。

3.       单击【选择】,选择联系人邮件地址(或输入邮件地址)。

4.       单击【确定】关闭所有对话框后,可在Outlook左侧的导航窗格中,看到“搜索文件夹”下已添加了相关搜索条件。单击此搜索条件,即可找到符合条件的所有邮件,无论邮件位于收件箱或其他文件夹,都能被找到。

5.       采用搜索文件夹对邮件实现分类,实际上并未改变邮件的位置。当一封邮件符合多个搜索规则时,在每个不同的搜索文件夹下,都能看到这封邮件。

 

技巧十八:让秘书管理老板的邮件和日历

功能描述

代理他人处理邮件或日历

操作方法

1.       单击【文件】-【信息】-【账户设置】-【代理访问】

2.       在“代理”设置对话框中,单击【添加】,选择秘书的邮件账号。单击【权限】可设置分配给秘书的权限,如允许秘书查看、编辑邮件或日历等。

3.       当秘书使用自己的Outlook邮箱账号登录后,可在Outlook选择:【文件】-【打开】-【其他用户的文件夹】。

4.       单击【姓名】选择老板的邮箱账号,或直接输入老板的邮箱账号。在“文件夹类型”处,选择“收件箱”,即可查看或编辑老板的邮件;选择“日历”,即可查看和编辑老板的日历。


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