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NOVOTS KMS .: 办公软件 .: 关于office域的应用

关于office域的应用

一、域应用基础

1.什么是域
  简单地讲,域就是引导Word在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码。每个域都有一个唯一的名字,它具有的功能与Excel中的函数非常相似。下面以Seq和Date域为例,说明有关域的一些基本概念。
  形如“{Seq Identifier [Bookmark ] [Switches ]}”的关系式,在Word中称为“域代码”。它是由:
  域特征字符:即包含域代码的大括号“{}”,不过它不能使用键盘直接输入,而是按下Ctrl+F9组合键输入的域特征字符。
  域名称:上式中的“Seq”即被称为“Seq域”,Word 2003提供了9大类共74种域。
  域指令和开关:设定域工作的指令或开关。例如上式中的“Identifier”和“Bookmark”,前者是为要编号的一系列项目指定的名称,后者可以加入书签来引用文档中其他位置的项目。“Switches”称为可选的开关,域通常有一个或多个可选的开关,开关与开关之间使用空格进行分隔。
  域结果:即是域的显示结果,类似于Excel函数运算以后得到的值。例如在文档中输入域代码“{Date @ "yyyy年m月d日" * MergeFFormat}”的域结果是当前系统日期。
  域可以在无须人工干预的条件下自动完成任务,例如编排文档页码并统计总页数;按不同格式插入日期和时间并更新;通过链接与引用在活动文档中插入其他文档;自动编制目录、关键词索引、图表目录;实现邮件的自动合并与打印;创建标准格式分数、为汉字加注拼音等等。

2.在文档中插入域
(1)使用命令插入域
  在Word中,高级的复杂域功能很难用手工控制,如“自动编号”和“邮件合并”、“题注”、“交叉引用”、“索引和目录”等。为了方便用户,9大类共74种域大都以命令的方式提供。
  在“插入”菜单中提供有“域”命令,它适合一般用户使用,Word提供的域都可以使用这种方法插入。你只需将光标放置到准备插入域的位置,单击“插入→域”菜单命令,即可打开“域”对话框。
首先在“类别”下拉列表中选择希望插入的域的类别,如“编号”、“等式和公式”等。选中需要的域所在的类别以后,“域名”列表框会显示该类中的所有域的名称,选中欲插入的域名(例如“AutoNum”),则“说明”框中就会显示“插入自动编号”,由此可以得知这个域的功能。对AutoNum域来说,你只要在“格式”列表中选中你需要的格式,单击“确定”按钮就可以把特定格式的自动编号插入页面。
你也可以选中已经输入的域代码,单击鼠标右键,然后选择“更新域”、“编辑域”或“切换域代码”命令,对域进行操作。
  (2)使用键盘插入
  如果你对域代码比较熟悉,或者需要引用他人设计的域代码,使用键盘直接输入会更加快捷。其操作方法是:把光标放置到需要插入域的位置,按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{ }”。接着将光标移动到域特征代码中间,按从左向右的顺序输入域类型、域指令、开关等。结束后按键盘上的F9键更新域,或者按下Shift+F9组合键显示域结果。
  如果显示的域结果不正确,你可以再次按下Shift+F9组合键切换到显示域代码状态,重新对域代码进行修改,直至显示的域结果正确为止。
  (3)使用功能命令插入
  由于许多域的域指令和开关非常多,采用上面两种方法很难控制和使用。为此,Word 2003把经常用到的一些功能以命令的形式集成在系统中,例如“拼音指南”、“纵横混排”、“带圈文字”等。用户可以像普通Word命令那样使用它们。
 

 3.域的管理
  (1)快速删除域
  插入文档中的“域”被更新以后,其样式和普通文本相同。如果你打算删除某个或全部域,查找起来有一定困难(特别是隐藏编辑标记以后)。此时按下Alt+F9组合键可以显示文档中所有的域代码(反复按下Alt+F9组合键可在显示和更新域代码之间切换),然后单击“编辑→查找”菜单命令,在出现的对话框中单击“高级”按钮,将光标停留在“查找内容”框中,单击“特殊字符”按钮并从列表中选择“域”(^P进入“查找内容”框)。单击“查找下一处”按钮就可以找到文档中的域,找到之后将其选中再按下Delete键即可删除。
  (2)修改域
  修改域和编辑域的方法是一样的,你对域的结果不满意可以直接编辑域代码,从而改变域结果。按下Alt+F9(对整个文档生效)或Shift+F9(对所选中的域生效)组合键,可在显示域代码或显示域结果之间切换。当切换到显示域代码时,就可以直接对它进行编辑,完成后再次按下Shift+F9组合键查看域结果。
  (3)取消域底纹
  默认情况下,Word文档中被选中的域(或域代码)采用灰色底纹显示,但打印时这种灰色底纹是不会被打印的。如果你不希望看到这种效果,可以单击“工具→选项”菜单命令,在出现的对话框中单击“视图”选项卡,从“域底纹”下拉列表中选择“不显示”选项即可。
  (4)锁定和解除域
  如果你不希望当前域的结果被更新,可以将它锁定。具体操作方法是:鼠标单击该域,然后按下Ctrl+F11组合键即可。如果你想解除对域的锁定,以便对该域进行更新。只要单击该域,然后按理Ctrl+Shift+F11组合键即可。
  (5)解除域链接
  如果一个域插入文档之后不再需要更新,可以解除域的链接,用域结果代替域代码即可。你只需要选中需要解除链接的域,按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。


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