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NOVOTS KMS .: 工作心得 .: 如何成功主持会议

如何成功主持会议

    开会是一个很重要的能力,除了参与会议,主持会议的能力更是关键,影响整个会议的运作与实质效益。既然大家花了时间开会,自然希望讨论事项能透过会议获得有效的解决;一个失序、缺乏条理的会议,只是浪费大家的时间与公司的资源成本。

    因此主席是会议中的灵魂人物,公司里的每一个人都应该轮流练习主持会议,藉此学习掌握时间、管理有效的议程讨论并获致结果,减少冲突。

    座位安排学问大

    首先,会议席次的安排便是一门大学问,虽然这通常得仰赖幕僚,但主席更应深谙此间的道理。如果幕僚对会议的内容与公司人事状况了解的话,透过安排议程与座次,便能化解掉原先可预见的冲突。

    例如,主席的右手边或正对面,通常会安排其最常咨询、且沟通无阻的同仁,这个人必须能维持公正客观,同时勇于提醒主席应注意事项,以利会议进行。

    为了不让会议的权力偏重一方,主管们不宜坐在一起,各部门主管与部属最好穿插着坐,同部门的主管与部属不要坐隔壁,而应坐斜对面,部属才能畅所欲言。不过,欲协助主管开会的部属,则可以坐在主管右手边以便备询。

    重要的是,老板座位旁边最好安排一个敢言的人,才不会让老板主导会议,而部属却总是沉默。

    另外,也可以用座位的布置来调节一些可预见的冲突;例如,不要安排原本就针锋相对的同仁,直接面对面地坐着开会,而可安排他们坐较远的斜对面,或坐成L型,中间隔几位能缓冲两位歧见的同事。

    所以比较好的会议桌,应该是圆形或椭圆形的,方桌会给人谈判好像战场的感觉。

    而在会议进行中,若出现与会者发言离题或是交头接耳的情况,主席应该礼貌地提醒与会者,因时间有限,请回到正题或集中精神;若是主席自身发言离题,则有赖与会者的会议管理能力,提醒主席回到正题。

    另外,在阶级分明的组织中,主席必须要能引导、邀约每个人发言。如果有少数人的意见过于踊跃,似乎垄断了会议的发言权,主席可以表示,希望征求新的意见,请其他没有发表意见的人轮流发言;轮流发言使每个人都有表达的机会,而且对事不对人,垄断发言者也不会觉得不舒服。

    谨守中立原则

    若会议中发生冲突,主席必须非常敏锐,最重要的原则便是中立,唯有中立才能保持客观,引导大家做意见之争,而非人与人之争。有一句话说得很好:人与人的竞争是毁灭性的,但是意念与意念的竞争是建设性。就事不就人,出了会场,会议中的一切意见之争不会带有任何杀伤力。所以当冲突发生,主席必须提醒每个人就事而论,别做人身攻击。

    具争议性的讨论如果破裂,不要僵持不下,主席应先请大家讨论其他议案,缓和气氛后再讨论,或者将该议案尽快择日再议。

    但是在此次的会议结束前,应讨论大家散会后的准备工作;例如,请意见不同的两方,准备齐全的相关资料,以便于下次会议中提出讨论。而不是将棘手的议案搁置,延后再议,不是让大家没有准备、两手空空地参加下次会议,又是一场从零开始的争议,吵闹不休,永远没有办法解决问题,获致结论。

    所以散会的条件是,清楚拟定下次的议程或方向,而且时间必须尽快且经大家同意。

    只要每个人都具备参加会议或主持会议的能力,充分地投入议程,自然较愿意为自己在会议中的承诺或决策负起责任,一切决策的执行才会真正落实。


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