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NOVOTS KMS .: 办公软件 .: 应用秘笈之Outlook 高效三连招

应用秘笈之Outlook 高效三连招

1.在Outlook 中如何妙用联系人?

问:在Outlook 中,随着联系人数量的增多,亲朋好友、同事、客户的信息混杂在一起,每次发邮件都要用很长时间才能从联系人列表中找到需要的人。如果能对联系人分类管理就方便了。

答: 第一步,在Outlook 左侧的导航窗格中选择【联系人】, 单击工具栏中【新建】按钮右侧的下拉箭头, 选择【文件夹】第二步,显示【新建文件夹】对话框,在【名称】中输入联系人的类别,例如【同事】,单击【确定】。第三步,用同样的方法建立其他类别的联系人文件夹,建好后,导航窗格中除默认的【联系人】外,又多出几个新建的分类,现在,可以把原来【联系人】中的内容按类别拖动到这些文件夹里。

2.怎样添加时区?

如果你在跨国公司工作,可能需要随时查看总部的当地时间。Outlook 的日历可以同时显示两个时区。方法如下: 

从【工具】菜单选择【选项】命令

在【选项】对话框中单击【日历选项】

从【日历选项】对话框中单击右下角的【时区】按钮。

首先输入【当前时区】的标签,再勾选【显示附加时区】, 并输入标签。

确定后,在Outlook 的日历视图中将显示。

如果出差到国外总部,只需单击【时区】对话框中的【交换时区】按钮,系统的时间就会自动调整。

3.发出去的邮件还可以收回来吗?

答:有时用户发送邮件后, 会希望能够收回该邮件,或者对邮件的内容进行修改。此时您只需要在Outlook 中的【已发送邮件】文件夹中找到该邮件,并将其打开,然后在【动作】菜单中选择【撤回该邮件】,在打开的【撤回邮件】对话框中选择您希望的选项即可。当然,撤销邮件成功与否取决于您的邮件服务器是否是Microsoft Exchange Server, 并且收件人还没有打开该邮件进行阅读,只要满足这两个条件,泼出去的水也可以收回来。




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