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Office使用技巧大全

1、Word文字变图形
  我们如果给台湾的朋友传一些简体中文的文章时,由于编码不同或者对方使用的不是中文系统无法浏览中文怎么办?不用着急我教大家一个好办法。
  首先将编辑完成的WORD文件存为.DOC格式,然后关闭这个文件。在WORD中再新建一个文件,将刚才编辑完成的那个文件的图标拖拽到新建的文件中,现在你所看见的虽然是文字,但是WORD已经将其转换为图片,不信你可以点击文字,他会以图片形式出现。
  利用这种方法可以非常简单地将整段的文字变成图形,并可以保持文档格式的原貌。在海报或某些幻灯片的制作中这种转方式对简化操作有一定的帮助。另外,利用电子邮件和在海外的亲朋好友进行联系时,特别是需要中文交流而对方没有中文系统不能浏览中文时,我们用这种办法不失为一种简便易行的方法。
2、WORD文档和WPS文档互相兼容法
  我们大家在办公时用的最多的文字处理软件就是WORD和WPS了,但是由于他们保存格式不同,即使你安装了相关的文档转换插件,有一些信息还是会丢失的。那怎么才能够不丢失,而且不需要装文档转换插件,就可以查看对方的文档呢?其实我们不管是用WORD还是WPS只要在保存时,存为.RTF 格式就可以,这时你不管用哪个软件来打开文档都可以看到内容,并且不丢失任何信息。
3、在Excel中添加计算器
  为了方便在MICROSOFT EXCEL中使用计算器,我们可在工具栏上添加一个计算器。操作方法如下:
  一、 点击“视图”菜单的“工具栏”,然后点击“自定义”。
  二、点击“命令”选项卡。
  三、在“类别”列表中,点击“工具”,在“命令”列表中,点击“自定义”(图标是灰色的计算器)。
  四、将所选的命令从命令列表中拖至某工具栏中(当你看到鼠标指针旁出现一个加号(+)时,松开鼠标)。
  五、点击“关闭”。
  现在,点击刚刚添加的按钮,EXCEL将启动计算器。
4、开启多个WINZIP压缩窗口
  在系统缺省状态下,WINZIP每次只能打开一个压缩窗口来进行解压缩文件;但在实际操作中,我们可能需要每次同时打开多个压缩窗口,那该怎么办呢?其实操作很简单,我们可以在WINZIP的界面中,单击“选项”功能表项,并在弹出的设置对话框中,勾选“重新使用WINZIP窗口”选项,就可以实现同时开启多个压缩窗口的目的了。
5、给WINRAR压缩包写注释
  也许大家会有这样的感觉:使用的压缩文件多了,时间一长就会不知道有哪些文件,更不要说文件里有哪些内容了。在WINRAR中也提供了添加注释这个功能,具体的方法是:先用WINRAR打开相应的RAR文件,然后点击工具栏上的“COMMENT(注释)”按钮,在注释窗口中输入自己的注释内容即可(支持中文输入),下次想添加或查看时再次点击工具栏上的“注释”钮即可。

1 word操作技巧 1.1 快速改变Word文档的行距 选中你需要设置行距的文本段落,按“Ctrl+ 1”的组合键,即可将段落设置成单倍行距;按“Ctrl+ 2”的组合键,即可将段落设置成双倍行距;按“Ctrl+5”的组合键,即可将段落设置成1.5倍行距。

1.2 Word小技巧:快速找到上次修改的位置 “Shift+F5”快捷键,即在刚打开上次修改过的文档时,按下“Shift键”的同时,按下“F5”键,输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置,你很快就可以开始继续你的修改工作,实在是方便极了。

1.3 快速定位————————书签 在需要定位的位置,选取“插入”菜单中的“书签”命令,打开书签对话框;在其中,设置好书签名后,按“添加”即可; 在同样的对话框中,选择一个书签,单击定位即可。

1.4 平均Word文档的分栏 我们在对Word文档进行分栏的过程,往往会遇到最后一页的栏是不等长的,其实,你只要将定位插入点到文档末尾,然后选择“插入|分隔符”命令,在弹出的对话框中选择“连续”单选按钮,然后“确定”,这时候最后一页的栏也变成等长的了。

1.5 更快速的“全部保存”有文章介绍过,在Word 2000中想保存多篇打开的文档,可以按住Shift键,选择“文件”菜单中的“全部保存”即可;其实有更快速的方法:可以按住Shift键,然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮,这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标,松开鼠标,即保存完毕。

1.6 Word表格计算 在Word 2000的表格中,可以进行比较简单的四则运算和函数运算。其使用方法是:将插入点定位在记录结果的单元格中,然后打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令,出现对话框后,在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”。计算公式可引用单元格,表格中的列可用A、B、C…等表示,行数用1、2、3…表示

1.7 Word斜线表头 将插入点定位在单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令,当出现对话框后,选择“表头样式”(共有5种可选择),分别填入“行标题”(右上角的项目)、“列标题”(左下角的项目)和“数据标题”(中间格的项目)以及“字体大小”等,最后按确定退出。删除斜线表头的方法是,单击要删除的斜线表头,当周围出现选定标记时,按[Del]键即可删除该斜线表头。

1.8 快速重复输入在WORD中当输完一些内容后,同时按下ALT与ENTER键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍,并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。

1.9 使用Word汉英互译 中文版Word中支持英汉、汉英互译,方法是将光标定位在要翻译的词,或者选中目标词汇,然后按下Alt+Shift+F7即可出现一个对话框,其中有翻译后的词汇。

1.10 活用WORD的特殊字符替换功能 点“编辑”下“替换”,选择“高级”。在“查找内容”和“替换为”中使用“特殊字符”可以实现许多你意想不到的功能。比如,网上常有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行。用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。使用替换功能,在查找内容中输入两次“段落标记”,在替换为中输入一个“段落标记”进行替换。数千个没用的空行瞬间清理就完毕了。使用该高级替换功能还可实现许多特殊的编辑功能。大家自己去尝试吧!

1.11 快捷键 同时按下Ctrl+Alt+“+”(数字键盘上的加号键),这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状。 将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上,左键单击您想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框,将光标放到“请按新快捷键”输入框中,按想要新建的快捷键。按下新的快捷键以后,输入框中会显示您的快捷键组合。在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式,单击“删除”可以去除不需要的快捷键。

1.12 通过双击格式刷可以重复复制格式多数word使用者知道:选中一部分文字时,按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式,用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。但每次刷完后,格式刷就变成不可用。如果希望重复复制格式,就要不停地重复上述过程。有一个技巧可避免上述的繁琐步骤:通过双击格式刷,可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷,按下ESC键或再次单击格式刷即可。

1.13 使用双击修改项目符号和编号 要想打开“项目符号与编号”对话框并调整编号方案,请双击编号列表中的一个编号。

1.14 打印文章时自动更新文档中的日期 笔者在使用Word2003撰写的一篇文章中,插入了当前的日期,而在打印这篇文章的时候,却要求打印出打印时的日期,这样一来,就需要在打印文章的时候再插入日期,这显然有点麻烦,能不能在打印文章的时候日期自动更新为当前日期呢?方法有两种,如下: [1]点击菜单栏中的“插入”——“日期和时间”,在“日期和时间”对话框中,选择好“可用格式”,然后选中“自动更新”复选框。 [2]点击菜单栏中的“插入”——“域”,在“类别”下选择“日期和时间”,在“域名”下选择“Date”(日期),然后点击“确定”。 [3] 以上两种方法都是把日期和时间作为“域”插入的,在打开和打印此文件的时候,日期和时间都会自动更新为当前日期和时间,而如何手动更新日期和时间呢?方法很简单,在日期和时间上点击右键,然后点击“更新域”即可,或者先选中此域,然后按下F9键也可以。 [4] 如何快速查看此域的域代码呢?先选中此域,然后按下 Shift+F9。


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