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NOVOTS KMS .: 邮件/群件 .: Microsoft Outlook .: 使用 POP3 或 IMAP 电子邮件帐户自动答复收到的邮件

使用 POP3 或 IMAP 电子邮件帐户自动答复收到的邮件

外出时的助理程序 Microsoft Exchange Server 电子邮件帐户中提供的一项功能。如果使用 Exchange 电子邮件帐户,您可以选择让外出时的助理程序自动通知向您发送邮件的人员,表明您现在外出。如果没有 Exchange 电子邮件帐户,外出时的助理程序 Outlook 配置文件 Outlook 电子邮件配置文件:Outlook 用配置文件来记住电子邮件帐户及其设置,它可以告诉 Outlook 您的电子邮件存储在哪里。) 中将不可用。

如果您的配置文件中未包含 Exchange 电子邮件帐户,您可以组合使用 Outlook 电子邮件模板和 Outlook 规则,模拟外出时的助理程序的功能。通过这种组合使用,您可以使用您的 POP3 POP3:用来从 Internet 电子邮件服务器检索电子邮件的常用协议。) IMAP IMAPInternet 邮件访问协议):与 POP3 Internet 邮件协议不同,IMAP 在服务器上创建文件夹存储或组织邮件以用于其他计算机检索。用户可以只阅读邮件头并选择要下载的邮件。) 电子邮件帐户对收到的邮件发送自动答复。

创建答复邮件模板

1.              确保没有使用 Microsoft Office Word 作为默认电子邮件编辑器。

操作方法

1.                         工具菜单上,单击选项

2.                         邮件格式选项卡上的邮件格式下,确保未选中使用 Microsoft Office Word 2003 编辑电子邮件复选框。此时,内置的 Outlook 电子邮件编辑器将作为您的默认电子邮件编辑器。

 注释   如果您使用的是 Outlook 2002,请确保未选中使用 Word 编辑电子邮件复选框。

2.              文件菜单上,指向新建,再单击邮件

3.              在邮件窗口中的格式菜单上,单击纯文本

 注释   在向您的联系人中已指定为纯文本收件人的收件人发送邮件时,使用“HTML”“RTF”格式的邮件可能会出现问题。

在出现警告提示(通知您将删除所有当前格式)时,单击

4.              在邮件正文中,键入要发送的自动答复内容。

5.              在邮件窗口中的文件菜单上,单击另存为

6.              另存为对话框中的保存类型列表中,单击“Outlook 模板

7.              文件名框中,键入答复模板的名称,再单击保存

创建自动答复新电子邮件邮件的规则

请执行下列操作之一:

Outlook 2003

1.              工具菜单上,单击规则和通知

2.              规则和通知对话框中,单击新建规则

3.              单击由空白规则开始,单击邮件到达时检查,再单击下一步

4.              想要检测何种条件?”下,选中只发送给我复选框以及所需的任何其他条件,再单击下一步

5.              如何处理该邮件?”下,选中用特定模板答复复选框。

6.              步骤 2: 编辑规则说明(单击带下划线的值)”下,单击特定模板

7.              选择答复模板对话框中的查找框中,单击文件系统中的用户模板。选择在上一部分中创建的模板,再单击打开

8.              单击下一步

9.              为自动答复规则中的所有例外选中相应的复选框(可选)。

10.            单击下一步

11.            步骤 1: 指定规则的名称下,键入自动答复规则的名称,再单击完成

Outlook 2002

1.              工具菜单上,单击规则向导

2.              规则向导对话框中,单击新建

3.              创建何种类型的规则?”下,单击由空白规则开始,单击邮件到达时检查,再单击下一步

4.              想要检测何种条件?”下,选中只发送给我复选框以及所需的任何其他条件,再单击下一步

5.              如何处理该邮件?”下,选中用特定模板答复复选框。

6.              规则说明下,单击带下划线的部分,即特定模板

7.              选择答复模板对话框中,单击在前面所创建的模板,再单击打开

8.              按照屏幕上的说明完成规则向导

规则向导中的规则用特定模板答复在一个会话期间只向每个发件人发送一次自动答复。该规则可以阻止 Outlook 向您从其接收了多封邮件的某位发件人发送重复的答复。在会话期间,Outlook 会跟踪它已响应的用户列表。如果您退出并重新启动 Outlook,则将重置已收到自动答复的收件人列表。

 注释   Outlook 必须始终运行规则向导以进行自动答复,并且 Outlook 必须配置为定期检查新邮件。

 


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