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NOVOTS KMS .: 邮件/群件 .: Outlook 的使用

Outlook 的使用

                     Outlook 概述

OutlookOffice中的一员,在你安装Office的时候将Outlook这一项选择上就可以了。安装程序会自动在系统的桌面上建立Outlook的快捷方式。

 

Microsoft Office Outlook是个人信息管理器和通信程序,它为客户提供了一个统一的界面,帮助管理电子邮件、日历、联系人以及有关其他人和工作组的信息。Outlook能改进信息的组织和管理方式,提高效率,改善服务器的连接性能。

 

  Outlook可以收发与管理你的电子邮件,包括日历、活动和会议安排,联系人管理等功能,让您的生活变得井然有序。

  Outlook的主要功能包括有:

 

  ·电子邮件

  与其他人通信、发送图片和其它文件附件、为保密邮件添加安全性、共享电子商务卡、发送和响应会议及任务请求、过滤掉垃圾邮件等。

  ·联系人

  存储有关商务伙伴、朋友和家庭成员的姓名、地址、电话号码和个人信息等。

  ·日历

  安排约会、会议以及全天事件的时间,跟踪假日、特殊时机和其它重要日期。

  ·任务

  创建并维护待办事务列表、将您的任务分类,安排好它们的优先次序、为最后期限设置提醒,跟踪进度。还可以给其他人分派任务、监控他们的进度和接收状态报告等。

  ·便笺

  功能类似日常生活中用的便签,可以提醒您自己有关问题、想法、指示等您不想忘记的事情。

  ·日记

  记录和跟踪活动,比如发送的电子邮件、工作中的Office文档以及与“联系人”文件夹中人员的交流。

                          Outlook收件箱的使用

特点

  Outlook收件箱与其他电子邮件软件相比,具有以下特点:

 

  *自动姓名检查:借助“通讯簿”,Outlook可以自动查找在邮件的“到”、“抄送”和“密件抄送”框中键入的姓名,然后检验该姓名是否与“通讯簿”条目匹配。

 

  *自动预览:读取邮件的前几行而无需打开邮件。

 

  *自动签名:在发送的邮件中自动添加个人签名或文本,并将个人签名或文本插入到任何项目。

 

  *数字安全:为邮件加上数字签名以保证其他人无法对邮件进行改动。用密码对邮件加封以保证只有所选收件人可以读取邮件和邮件附件。

 

  *直接打开附件:无需打开邮件即可打开并查看附件,以直接获得所需信息。

 

  *查找相关的全部邮件和某人发来的全部邮件:在活动文件夹中,查找具有相同主题或某人发来的全部邮件。

 

  *超链接:在邮件中包括连到文件服务器或www页的直接链接。

 

  *邮件过期和推迟送达:前者意为将邮件标记为在特定时刻删除。后者意为现在不发送邮件,但过后再将邮件送达收件人。

 

  *邮件撤回:从收件人处撤回未读邮件,如有必要,可以用新邮件代替所撤回的邮件。

 

  *邮件跟踪:准确地了解收件人何时收到或打开邮件。在原始邮件中合并全部“送达”、“已读”、“撤回”和“投票”通知。

 

  *邮件标记:标记带有后续动作或响应的邮件。

      

*远程邮件,远程处理电子邮件,并可以连接到联机服务器只选择要下载的邮件,这样就不必为不急于查看的邮件花费时间或磁盘空间。

     

*答复批注,如果已经对所答复邮件的邮件正文进行更改,可以将您的姓名附加到所作更改上以便于识别。

     

*投票请求,并统计对于在邮件中所发送的多选问题的响应。可以在原始邮件中合并投票通知。

 (;)分隔。如果未显示所需框,请在“视图”菜单选择框的名称。Outlook将键入名称与通讯簿中的条目进行匹配,并按标准的Internet电子邮件地址格式接受条目,例如me@ public.bta.net.cn。关于发送前如何检查姓名的信息,请单击。若要以联系人信息快速填写邮件地址,请单击“联系人”,然后单击要向其发送邮件的联系人。单击“联系人”菜单中的“致联系人的新邮件”。

各种邮件管理功能

  检查新邮件

 

  多数情况下,可自动接收邮件并让邮件在“收件箱”中出现。但是,Outlook设置不同,检查新邮件的方法也不同。检查新邮件时,Outlook检查发送给您的邮件并送达要发送给其他人的邮件。根据特定的设置,可在“收件箱” 中尝试以下方法:单击“工具”菜单中的“检查新邮件”。如果在用户配置文件中设置了多个信息服务,请单击“工具”菜单中的“检查新邮件于”,然后选中合适的复选框。如果使用脱机文件夹,指向“工具”菜单上的“同步处理”,然后单击“此文件夹”。

 

  创建邮件

 

  (1)指向“文件”菜单中的“新建”,然后单击“邮件”;

 

  (2)在“收件人”和“抄送”框中,键入收件人姓名。若要从列表中选择收件人姓名,请单击“收件人”或“抄送 ”按钮;

 

  (3)在“主题”框中,键入邮件主题;

 

  (4)在文本框中,键入邮件;

 

  (5)单击“发送”。

 

  填写邮件地址

 

  若要快速填写邮件地址,请在邮件的“收件人”、“抄送”和“密件抄送”框中,键入收件人姓名。姓名之间请用分号

还可将邮件定址到属于其他电子邮件系统的人员,或者通过使用个人通讯组列表将邮件定址到有共同兴趣的多个收件人。

发送邮件

 

  多数情况下,单击“发送”可自动发送邮件。但是,Outlook设置不同,发送邮件的方法也不同。检查新邮件时,Outlook检查发送给您的邮件并送达要发送给其他人的邮件。根据特定的设置,可在“收件箱”中尝试以下方法:单击“工具”菜单中的“检查新邮件”。如果在用户配置文件中设置了多个信息服务,请单击“工具”菜单中的“检查新邮件于”,然后选中合适的复选框。

 

  预览邮件内容

 

  (1)单击“收件箱”;

 

  (2)单击“自动预览”,若仅预览未读邮件内容,请单击“视图”菜单中的“设置视图格式”,然后单击“预览未读项目”。

 

  转发邮件

 

  (1)单击“收件箱”;

 

  (2)选定要转发的邮件;

 

  (3)单击“转发”;

       (4)在“收件人”和“抄送”框中,键入收件人姓名,若要从列表中选择收件人姓名,请单击“收件人”或“抄送 ”按钮;

 

  (5)如果正在转发多个邮件,请在“主题”框中键入邮件主题;

 

  (6)单击“发送”。

 

  如果选中多个邮件,所选邮件作为附件转发。

 

  使用“自动签名”签署邮件

 

  使用“自动签名”向已发送的邮件文本框中自动添加文字。例如,可创建包括姓名、职务和电话号码的“自动签名” 。也可使用“自动签名”向邮件添加自定义的标题或使其包含标准段落,以说明要求他人如何对邮件做出响应。可更改“自动签名”的字体和对齐方式,使其具有独特的外观,还可对签名的各个字符或单词使用不同的格式。

 

  可按如下方法使用“自动签名”:

 

  (1)单击“收件箱”;

 

  (2)单击“工具”菜单中的“自动签名”;

 

  (3)若要自动将自动签名添至创建的邮件中,请选中“将该签名添加到新邮件末尾”复选框;

 

  (4)在框中,键入“自动签名”中要包括的文字。也可将文字从其他文档中粘贴或拖到“自动签名”对话框中;

 

  (5)若要更改字体,请选择文字,单击“字体”,然后选择所需选项;

        (6)若要对齐文本或添加项目符号,请选定文本,单击“段落”,然后选择所需选项;

 

  (7)若要自动将“自动签名”添至答复或转发的邮件中,请清除“不要将该签名添加到答复或转发邮件”复选框。


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