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NOVOTS KMS .: 办公软件 .: 分享Lotus Notes小窍门和常见问题

分享Lotus Notes小窍门和常见问题

8个小窍门和快捷方式

一:如何更快速的关闭窗口:
1.File->close
2.双击鼠标右键(但需要在用户自定义选项中设定)
3.ESC(关闭当前窗口)

二:按下Tab键检查新文档:
在”工作台”上按Tab键ó菜单栏中的”Edit”-> ”Unread Marks ” ->”Scan preferred”

三:建立私有文档(步骤如下):
1.按下Alt+Enter激活您正编辑文档的信息盒(Info Box)
2.单击有钥匙图案的标签页
3.单击”All readers and above” 选项,取消它的检查标记
4.单击右边图标(侧面人像)
5.从目录(Directory)中选择您愿意他们了解您文档的人

四:改变(或取消)收到邮件时的声音:
如果您是使用的是WINDOWS平台,当您收到邮件时,Notes能够演播一般WAV文件来代替枯燥的”嘀嘀”声音,要想让您播放您指定的声音,在您的Notes.ini文件加入一行:NewMailTune=C:\Windows\tada.wav

Notes.ini是一种含有配置信息的ASCII文件,它位于您的WINDOWS文件夹,您可以通过WINDOW的Notepad或者SysEdit应用程序对它进行编辑

坏消息:如果您不是使用的WINDOWS平台,您将不能使用此窍门

五:自动恢复收到的消息:
当您休假或外出一段时间,不能查收您的MAIL时,您可设定Notes自动给您发信的人回复一封正式的信函,告诉他们您正在休假。
方法:选择”Action ”-> ” tools”->”Out of office”,然后填写表格即可
在您休假结束后,记得再次选择” Action”->” tools”->”Out of office”,取消上次设定的功能。
(在R6下有专门的一项<离开办公室>详见R6的帮助文档)

六:改变您的信头 :
要想改变信头,打开邮件DATABASE,选择”Action ”-> ”Tools”->“Preferences”单击Letterhead标签,选择您所喜欢的心头样式,就OK了
(在R6下的选项菜单条下,点工具->惯用选项便可打开相应窗体<信头>)

七:对您的工作进行自动拼写检查:
选择:”Action->Tools->Preference”单击Automatic Spell Checking

八:在您的个人地址薄中自动添加人员:
(方法)选择或打开次MAIL,选择”Action->Tools->Add Sender To Address Book ”(这样您不用费事,Notes将帮您记住这个地址)接着打开个人地址薄,打开新建的文档,将发信人的姓名添入相应的Names域,然后Save它。下次您建、通讯录时,只需输入此人的姓名,Notes将在您保存或者发送MAIL时把姓名替换为Address

必须杜绝的八件事

一:不要改变Notes的名字:
在进行尝试改变Notes的名字当中,您千万千万不能进行这样的选择 ”File->Tools->User ID->More Options->Change Name”这样做确实可以改变名字,但您将丢失您的验证信息

二:不要删除您的邮件数据库:
这个问题一般都知道,所以就不多介绍了

三:不要保存或发出没有检查拼写的信息:
俗话说”第一印象最重要”,所以千万不要给别人发出一篇错字连篇的邮件或文章,只需一个简单的操作:”Edit->Check Spelling”.

四:不要取消您的密码:
Password在Notes中起到非常重要的作用,涉及到安全性,我猜您也不想在您外出或中午吃饭的工夫,陌生人进您办公室查看您的信息对吧,如果您不是管理员丢失了什么东东,数据恢复可是很麻烦的哦(在没备份的情况下,几乎是不可能恢复的)

五:午餐时不要忘记按下F5:
即使您的身份帐号设有安全Password,工作站无人值守时,也会存在隐患

六:不要让您的临时文件堆积如山:
当您打开一个附加文件时,Notes将临时文件写在您的硬盘上,这样的将会造成临时文件堆满硬盘

解决办法:只要您每隔一段时间进行一次清理,检查您的WINDOWS应用程序目录,Notes数据目录和Temp目录,查找以波浪线()开头的文件或后缀名为TMP的文件,有多少删多少

七:遇到难题时不要忘记查询帮助手册:

八:不要忘记提前保存,经常保存文档:其目的是尽量避免丢失数据

常见的七大问题

一 :您的笔记本不能连接到Server:

Question1:每次当您需要远程使用Notes时,得到错误信息:调试解调器不能连接到拨号网络。

解决方法:电话线路分为两种类型:一种是模拟线路另一种是数字线路,您不需要了解良种线路的区别。您秩序知道Notes(以及所有计算机程序)只能通过调试解调器使用模拟线路。如果您遇到上面的Question,其原因可能出在您连接的调试解调器是数字而不是模拟。

二:您无法使用一个文档的连接:(可能是权限问题)

三:您不能编辑某个域权限问题)

四:您的Server无响应:
解决方法:每种错误信息提示一类网络问题,但您无法控制。因为您的工作并不是是保证服务器的正常工作,这时请与管理员联系

五:无法打开一个数据库:
Question2:无论何时您想使用一个特定的数据库,得到这种错误:您设有被授权访问数据库

解决方法:与您的管理员联系,告诉他发生的问题的数据库的访问权限列表ACL有错误

六:无法使用全文索引:

问:您试图创建一个新的全文索引,但没成功
解决方法:如果您创建索引的数据库位于Notes Server上,多数情况下问题可能在于您的Administrator设置Server不允许进行全文索引,索引占用大量的硬盘空间,有时候Admin在这一点很小气

七:您无法删除您编写的文章:(权限问题ACL<存取控制列表>)


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