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NOVOTS KMS .: 工作心得 .: 工作电邮的十条“经验法则”

工作电邮的十条“经验法则”

电子邮件是如今工作场所重要的通信工具之一,但不是每个人都知道如何很好地使用这个工具。 在发送邮件之前一定要深思熟虑。由于电子邮件不像书信那么正式,因此很多员工并不太在意工作邮件的语气和行文,而这么做会有损个人的职业诚信度。 你写的邮件会给你的经理、同事、客户和可能的招聘人员留下印象。漫不经心的邮件可能会让人觉得你的纪律性不强,而且还可能会引起同事们的误会。找工作时,一封写得很糟糕的邮件会降低你得到工作的可能性。 因此,当你下一次写邮件的时候,要牢记以下几条“经验法则”:

1. 写作风格:非正式用语用到电子邮件当中是工作邮件的大忌。 在写工作邮件的时候,要遵循语法和拼写的规则,避免使用俚语、首字母缩写或者用字母“u”替代“you”等简写形式。 在发送邮件之前要认真检查是否存在拼写错误。避免使用很多的感叹号,因为那样看上去可能会显得不成熟。不要用大写字母来写邮件,因为这样容易让对方感觉你像是在吼叫。 在正式的邮件中最好不要使用“:)”等表情符号。而非正式的信息可以通过私人邮件来传递。

2. 行文方式:由于我们每天都会收到大量的邮件,所有要尽量让你的邮件篇幅短小、重点突出。如果你必须要在邮件中包含多个要点,可以使用着重号把所有的要点简明扼要地标注出来。 如果你正在回复一封往来多次的邮件,就要考虑删去正文中旧有的部分,或者用简短的几句话将其归纳一下。 在邮件末尾加上自己的签名是个不错的主意,其中可以写上你的电话号码和其他的联系方式。这一点在写给客户、招聘人员以及其他外部人员的邮件中尤其重要。

3. 主题:缺少主题或者像“你好”或“我有一个问题”等模糊不清的主题会让忙碌的收件人觉得厌烦。而且,这也会让收件人在收件箱里查找你的邮件变得更困难。 邮件的主题要明确,如果是紧急邮件的话也要一并说明。不要写“我有一个问题”,而要写成“我的假日计划;非紧急”。 同时,主题不宜过长或过于详细。 另外,不要在同一封邮件中讨论主题之外的其他新话题。这也会使根据某一特定问题查找邮件变得困难。最好通过发送单独的邮件来讨论不同的话题。

4. 写对对方的称谓:如果你在邮件的正文中把收件人的姓名拼写错误,或者更糟糕地把一位女士称为“先生”,那么很可能会惹恼对方。在邮件发送之前,切记要反复检查收件人姓名和职务的拼写正确无误。如果你不确定收件人是男是女,那么就可以光使用他/她的名字,或者使用其全名。

5. 慎用“全部回复”:点击这个键时一定要非常慎重,因为如果使用不当会带来很多尴尬。 最常见的问题之一,就是你的信息已经让不应该看到它的人收到了,而你自己却可能还没有意识到。 设想一下,当你想要开某人的玩笑或者向一位同事抱怨你的老板时按下“全部回复”键会是怎样的后果吧。即使是多年使用电子邮件的人也有可能会犯这种错。 辛格说,有时候,员工们使用“全部回复”键是因为“他们想要向别人展示他们做了一些工作,他们向所有人转发邮件”,但那只会加大收件人邮箱的负荷,而且还可能让人生厌。 不要频繁使用“全部回复”键,而且在使用之前要三思而后行。

6. “发送”之前请确认:电子邮件转发起来很容易,因此很可能最终会有你意想不到的人读到你的邮件。在发送之前要反复认真地阅读你写的邮件,确保它不会冒犯到别人,而且不要在邮件中写一些可能给你带来麻烦的话。 邮件不是你宣泄感情的地方。不要匆匆忙忙地发出愤怒的邮件,因为随后这可能会给你带来困扰。最好要避免发出这类邮件。

7. 及时回复:回复一封邮件的迅速程度通常取决于邮件的性质。一般情况下,你应该立即回复。如果你无法立即回答一个特定的问题,那么就应该回信表示你已经收到了邮件,然后告诉对方一个你预计能够做出回复的时限。

8. 邮件发送后忌打电话:你可能想要给刚刚发出那封邮件的收件人打个电话,但是最好是打消这个念头。这么做可能会让收件人感到厌烦。 要给收件人几个小时、甚至一天的时间去考虑并做出回复,不论你是多么急切地希望他做出回应。如果事出紧急,就要在邮件的主题中注明。 如果是一件紧急的事——可以先给收件人打个电话提醒他你发了邮件。

9. 附件:通常要避免把大文件作为附件来发送,因为它们会把收件人的邮箱塞满。如果收件人邮箱中的内容已经接近于其总容量,那么你的大文件甚至可能会被删除掉。如果你是发送图片,就要把它们调整到较小的解析度。如果你一定需要发送大文件的话,可以先打电话给收件人让他检查一下邮箱。

10. 何时不宜发邮件:不要因为每一件琐事、特别是在电话里或者当面就能轻易说清楚的事发送邮件。 不要在邮件中写入敏感或者涉密的信息,因为你永远不知道谁会读到它。最后,转发邮件要小心谨慎,特别是在转发那些有可能冒犯别人或者引人误解的笑话的时候。 转自网络 稍作修改


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