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NOVOTS KMS .: 办公软件 .: 让助理管理经理outlook中的会议邀请

让助理管理经理outlook中的会议邀请

启用代理访问

代理自动获得“代表发送”权限。这意味着您的代理可执行以下操作:

  • 答复发给您(经理)的会议要求。
  • 接收发给您(经理)的会议要求答复。
  • 撰写并发送电子邮件,当对方收到邮件时,“发件人”旁边将出现代理姓名代表经理姓名

缺省情况下,代理只能阅读发送给经理的会议要求和答复。代理无权阅读您“收件箱”中的任何其他邮件。

  1. “工具”菜单上,单击“选项”
  2. 单击“代理”选项卡,然后单击“添加”

代理访问

显示如果缺少“代理”选项卡或“添加”按钮

  1. 键入想指定为代理的人的姓名,或者进行搜索,然后单击搜索结果列表中的姓名。

 注释   代理必须是 Exchange 全球通讯簿中的某人。

  1. 单击“添加”,然后单击“确定”
  2. “代理权限”对话框中,可接受默认设置或选择 Exchange 文件夹的自定义访问级别。

如果代理只需要处理会议要求和响应的权限,则默认权限设置,包括“代理接收发送给我的与会议有关邮件的副本”已经足够。可以将“收件箱”权限设置保留为“无”。会议要求和响应将直接送到代理的“收件箱”中。

 注释   默认情况下,代理将被授予对“日历”文件夹的“编辑(可以阅读、创建和修改项目)”权限,因为在代理代表您响应会议之后,该会议将自动添加到您的“日历”文件夹中。

显示代理权限等级的说明

代理访问权限

  1. 要发送邮件将更改后的权限通知代理,请选中“自动给代理发送邮件概述这些权限”复选框。
  2. 如果需要,选中“代理可查看我的私人性质项目”复选框。

 要点   这是影响所有 Exchange 文件夹的全局设置,包括所有“邮件”、“联系人”、“日历”、“任务”、“便签”和“日记”文件夹。不可能只允许访问一个文件夹中的私人性质项目。

  1. 单击“确定”

 注释   使用“代表发送”权限发送的邮件在“发件人”旁边同时包括代理和经理的姓名。如果邮件是用“代理发送”权限发送的,则只出现经理的姓名。有关“代理发送”权限的详细信息,请参阅“关于代理访问”

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更改代理的权限

  1. “工具”菜单上单击“选项”,然后单击“代理”选项卡。

显示缺少“代理”选项卡

  1. 单击想更改其权限的代理的姓名,然后单击“权限”

 注释   如果要移除所有代理访问权限,请单击“删除”,然后跳过其余步骤。

代理访问权限

  1. 更改与代理有权访问的任何 Outlook 文件夹相关的权限。
  2. 要发送邮件将更改后的权限通知代理,请选中“自动给代理发送邮件概述这些权限”复选框。

 注释   如果想将您收到的会议要求和响应的副本发送给代理,则确保代理分配到了对您“日历”文件夹的“编辑(可以阅读、创建和修改项目)”权限,然后选中“代理接收发送给我的与会议有关邮件的副本”复选框。

返回页首 返回页首

选择不能由代理查看的项目

如果向代理授予权限使其可访问您的 Outlook 文件夹,则可以隐藏约会、会议、任务和联系人中的个人信息。打开每个个人项目,然后在“选项”组中,“私有”

如果想代理查看您的私人性质项目,请执行下列步骤:

  1. “工具”菜单上单击“选项”,然后单击“代理”选项卡。

显示缺少“代理”选项卡

  1. 在列表中,单击想授予其查看您私人性质约会的权限的代理姓名。
  2. 单击“权限”
  3. 选中“代理可查看我的私人性质项目”复选框。

代理访问私人性质项目

 要点   不应依赖“私人性质”功能来防止其他人访问您的约会、联系人或任务的详细信息。要确保其他人无法阅读您标记为私人性质的项目,请不要向他们授予对“日历”“联系人”“任务”文件夹的“校对(可以阅读项目)”权限。如果某人对您的文件夹有“校对(可以阅读项目)”权限,他可能会使用编程的方法或其他电子邮件程序查看私人性质项目的详细信息。只有在与您信任的人员共享文件夹时,才应该使用“私人性质”功能。


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